Senior Executive Assistant

Senior Executive assistante

Lieu : Congo Brazzaville

À propos de nous

Helios Towers est une société d'infrastructure de télécommunications indépendante de premier plan, ayant établi l'un des portefeuilles de tours les plus étendus en Afrique et au Moyen orient. Elle construit, possède et exploite des infrastructures de télécommunications passives, fournissant des services aux opérateurs de réseaux mobiles. Helios Towers opère actuellement sur 8 marchés en Afrique et a récemment signé des accords pour pénétrer à Oman au Moyen-Orient.

Aperçu du rôle

Helios Towers Congo recherche une Senior Exécutive assistant chargée d'assurer un soutien administratif organisationnel et logistique de haut niveau au Directeur Général , ainsi qu'au membres de l'équipe de direction d'Helios Towers, en garantissant la bonne gestion de leur agenda, la préparation des informations nécessaires à leurs activités ainsi que la coordination efficace des interactions internes et externes, pour permettre le bon fonctionnement et le déroulement de leurs journées de travail. Elle assure un rôle clé dans la fluidité des opérations quotidiennes et contribue activement à l'efficacité de la direction.

Responsabilités du poste

En tant que Senior Executive assistante, vous serez chargée de :

• Etre capable de travailler en équipe
• Responsable de son auto-apprentissage et de son dévéloppement
• Gerer les agendas de l'équipe de direction sélectionnée en veillant à ce qu'il n'y ait aucun moment de conflit d'horaire.
• Adopter une approche proactive, et chercher à anticiper les besoins de l'équipe de direction
• Préparer/imprimer les itinéraires, préparer les documents et les dossiers qui seront nécessaires tout au long de la journée etc.
• Coordonner l'organisation des réunions, des formations et d'autres activités de ce type, ainsi que la réservation des salles de réunion pour l'équipe de direction selectionnée;
• Responsable de l'atteinte et de la priorisation de ses propres objectifs et délais
• Fournir au superieur hiérarchique des informations sur les diverses réalisations
• Concevoir et mettre en oeuvre des changements opérationnels et fournir l'évaluation correspondante à l'impact pour les utilisatuers 
• Répondre à tous les besoins administratifs et de sécrétariat de l'équipe de direction tels que, mais sans s'y limiter, la rédaction de lettres et de documents, les réservations de repas, les abonnements etc.
• Tenir à jour les coordonnées de l'équipe de direction sélectionnée;
• Gérer tous les arrangements de voyage (taxi, avion, train, hôtel, visas etc.) des équipes en s'assurant que l'approbation du supérieur hiérarchique a été obtenue avant la réservation et ajouter les détails au calendrier Outlook de l'individu.
• Ajouter les détails des voyages de certains membres de l'équipe de direction dans le sytème de suivi des voyages RH;
• Rapprocher les vols sur le rapport mensuel de notre fournisseur interne de voyages;
• Assurer la responsabilité et la suspension des demandes de visa pour certains membres de l'équipe de direction;
• Créer des dossiers/itinéraires de voyage complets pour appuyer toutes les réservations;
• Être responsable de la collecte et de l'obtention des autorisations nécessaires pour les frais de missions des équipes
• Suivre les supports de dépenses soumis dans le systeme afin de s'assurer que les paiements sont effectués dans les délais;
• Veiller à ce que les documents requis pour l'équipe de direction sélectionnés soient déposés de manière proactive et en temps voulu;
• Préparer les documents nécéssaires aux réunions dossiers notes présentations et comptes rendus
• Organisation de Business reviews, staff Forums Leadership conferences 
• Fournir un soutien en fonction des besoins notamment dans les domaines suivants:
• Organiser les voyages (vols, réservations d'hôtels taxis, visas)
• Constituer des itinéraires et dossiers de voyage complets(LOI,VISA, Autorisation, Hôtel,...)
• Coordination logistique complète pour les visites du Group: Board.
• Gestion des relations protocolaires internes ( Arrivées VIP, ministères si applicable)
• Assurer le suivi des dépenses de voyage et de la reconciliation mensuelle et rapprochement des relevés 
• Optimisation des coûts
• Planification d'évènements
• Être point de contact entre la direction et les collaborateurs internes 
• Planification des réunions - Conseils d'administration, bureau du DG et équipe de direction
• Filtrer et prioriser les demandes adressées au Directeur 
• Assurer le relai des informations et garantir le suivi des actions 
• Création de bons de commande avec la chaîne d'approvisionnement
• Tenir à jour les bases de données, listes de contacts, fichier de suivi
• Gerer les dossiers confidentiels avec rigueur
• Suivi des risques administratifs ( documents expirés visas assurances etc...)
• Assurer un classement physique et numérique rigoureux 
• Préparer et contribuer à la préparation des rapports périodiques, des Minutes de réunions et des actions relatives à l'Exco.
• préparation de reporting interne/exécutif 
• Gestion des dashboards internes (travel tracker, expense board etc...
• Produire la Newsletter trimestrielle 
• Suivie des projets transverses (CSR...)
• Contribuer à la préparation des communications internes 
• Gérer les fournitures Consommables et commandes diverse
• Assurer les tâches ponctuelles photocopies scans impression archivage préparations des documents 
• Superviser la gestion des courriers arrivées et départs 
• Collaborer avec l'équipe d'acceuil et remplacer si necessaire 
• Superviser l'espace bureau, réception, salles de réunions conférences journées de cohésion

Profil recherché

Pour réussir dans ce rôle, vous devez disposer de :

• Bac + 4
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire
• Expérience au sein d'une grande organisation ou multinationale
• Maitrise parfaite de la langue Anglaise 
• Maitrise parfaite de la langue Française

Compétences souhaitées

• Maitrise de la gestion des agendas et des voyages 
• Connaissance parfaite en administration de bureau 
• Respect des procédures, politiques et standars HT
• Contribution à l'amélioration des proces administratifs 
• Excellent support d'évènement et coordination exécutive 
• Capacité à escalader tout risque potentiel
• Orientée résultat
• Planification et organisation 
• Résolution de sproblèmes 
• Partage des valeurs d'excellence d'intégrité et de partenariat 
• Capacité à travailler en équipe et apporter son soutier à la Direction
• Communication ouverte 

Avantages

• Salaire de base compétitif
• Bonus discrétionnaire
• Assurance santé
• Assurance vie

Date limite d'inscription 15 Mars 2026